برای اطمینان درنوشتن پرورپوزال برای مشتریان ، یادداشت برای مدیران ارشد و ایمیل های پشت سرهم برای همکاران که آیا نوشته های ما اثربخشی وشفافیت لازم را دارد؟ هچنین برجسته‌تر نشان دادن و متمایز ساختن نوشته‌های خود، باید روشهای زیر را درنظربگیریم.

توصیه‌های متخصصان

مدیران پرمشغله‌ای که همواره با کمبود وقت مواجه هستند، عقیده دارند که تقویت مهارت‌های نوشتاری‌ شان کاری خسته‌کننده و یا حتی بیهوده است؛ اما دانستن اینکه چطور می‌توان یک جمله‌ی جالب و هوشمندانه برای ارتباطات اثربخش، پیروزی در کسب‌وکار و متمایز ساختن خود از دیگران نوشت، ضروری است.

کارا بلک‌برن (Kara Blackburn)، یکی از اساتید ارشد ارتباطات مدیریتی در دانشکده‌ی مدیریت ماساچوست دراین‌باره می‌گوید: «به قول ماروین سوئیفت (Marvin Swift)، نگارش شفاف همان تفکر شفاف است. اگر شما تمامی ایده‌های خوب دنیا را در سر داشته باشید، اما نتوانید آن‌ها را به دیگران انتقال دهید، هیچ‌کس ایده‌های شما را نخواهد شنید.» به گفته‌ی برایان گارنر (Bryan Garner)، نویسنده‌ی کتاب «راهنمای مکاتبات تجاری»[۱] خوشبختانه همه‌ی ما ظرفیت پیشرفت و بهبود مهارت‌هایمان را داریم.

او دراین‌باره می‌گوید:

«نگارش اثربخش یک موهبت مادرزادی نیست، بلکه مهارتی است که می‌توانید آن را پرورش دهید.» در قسمت زیر شیوه‌ی نگارش ساده، شفاف و دقیق را ارائه خواهیم کرد.

پیش از نوشتن، فکر کنید

قبل از آنکه قلم را روی کاغذ بگذارید یا دست به کیبورد ببرید، فکر کنید که چه می‌خواهید بنویسید. گارنر دراین‌باره می‌گوید: «اشتباه اکثر مردم این است که پیش از فکر کردن شروع به نوشتن می‌کنند. سپس در حین نوشتن، روی ایده‌هایشان فکر می‌کنند و این باعث می‌شود نوشته‌ی آن‌ها ساختار مناسبی نداشته باشد، بخش‌های تکراری داشته باشد و از این شاخه به آن شاخه بپرد.» از خود سؤال کنید مخاطب من، بعد از خواندن این ایمیل، پروپوزال یا گزارش، چه چیز را باید بداند و به چه چیز باید فکر کند؟ اگر همان لحظه پاسخ شفافی برای این سؤال ندارید، به این معنی است که شتاب‌زده عمل کرده‌اید. توصیه‌ی بلک‌برن (Blackburn) در این شرایط این است: «به عقب برگردید و زمان بیشتری برای جمع‌بندی ایده‌هایتان صرف کنید.»

رک و صریح باشید

از همان ابتدا با صراحت موضوع موردنظرتان را مطرح کنید و حاشیه نروید. بسیاری از مردم به این نتیجه رسیده‌اند که ساختار و نحوه‌ی نگارشی که در دانشگاه یا دبیرستان آموخته‌اند، در دنیای تجارت کارآیی ندارد. گارنر دراین‌باره می‌گوید: «یکی از بزرگ‌ترین معضلاتی که گریبان‌گیر نگارش متون تجاری شده، بیان پیام و مطلب اصلی در اواسط متن است.» زمانی که ایده‌ی اصلی خود را همان ابتدا مطرح می‌کنید، در وقت خواننده صرفه‌جویی می‌شود، ضمن اینکه پیام شما با صراحت بیشتری پیش از آنکه نیمی از متن خوانده شود انتقال داده می‌شود. به گفته‌ی گارنر، «هنگام نگارش یادداشت‌ها و پروپوزال‌های طولانی‌تر بهتر است مسئله و راه‌حل پیشنهادی در بالای صفحه اول نوشته شود و بیشتر از ۱۵۰ کلمه نباشد.» همچنین او توصیه می‌کند: «مهارت خلاصه‌نویسی را بیاموزید. اگر ابتدای متن شما خوب نباشد، ادامه‌ی متن نیز خوب نخواهد بود.»

زوائد را حذف کنید

بلک برن می‌گوید: «مطلبی را که با یک کلمه می‌توان گفت، با سه کلمه نگویید.» با چشم‌هایی انتقادی، نوشته‌ی خود را بخوانید. اطمینان حاصل کنید که تمامی کلمات به نکته‌ی اصلی نوشته اشاره می‌کنند. کلمات یا جملات غیرضروری را حذف کنید. نیازی نیست به‌جای «توافق» بگویید «اتفاق‌نظر جمعی درباره‌ی یک ایده». به گفته‌ی گارنر: «به‌محض اینکه خواننده متوجه شود نوشته‌ای با زیاده‌گویی همراه است، از خواندن آن امتناع خواهد کرد.»

از کلمات خیلی تخصصی و طولانی که بیشتر افراد مفهوم آن‌ها رانمی دانند، استفاده نکنید

نوشته‌های تجاری پر از کلمات تخصصی و حروف اختصاصی هستند که مختص صنایع خاص می‌باشند. اگرچه استفاده از این کلمات و اصطلاحات گاهی اجتناب‌ناپذیر است و حروف اختصاری گاهی مثل راه میانبر هستند و به ما کمک می‌کنند، ولی در اکثر مواقع نشان‌دهنده‌ی تفکر منفعل و بی‌قاعده هستند. اگر بیش‌ازاندازه از این اصطلاحات استفاده کنید، خواننده ممکن است فکر کند شما مثل یک ماشین متن را نوشته‌اید یا بدتر از آن، اصلاً متوجه نشده‌اید که چه می‌نویسید. بلک برن دراین‌باره می‌گوید: «استفاده از اصطلاحات بسیار تخصصی ارزشی به نوشته اضافه نمی‌کند، ولی شفافیت و دقیق بودن همواره ارزشمند است.» پیشنهاد گارنر این است که «لیست سیاهی از کلمات باب روز (واژه یا عبارتی که در میان گروهی از مردم مد می‌شود و معنی آن مبهم است ولی دیگران را تحت تأثیر قرار می‌دهد.) تهیه کنید تا از آن‌ها استفاده نکنیم.» نکته‌ی دیگر اینکه از بکار بردن کلمات و زبان فاخر هم اجتناب کنید. برخی نویسندگان به‌اشتباه تصور می‌کنند استفاده از کلمات به‌اصطلاح قلمبه‌سلمبه به‌جای کلمات ساده، نشانه‌ی هوش و دانایی است. درحالی‌که این‌طور نیست.

نوشته‌ی خود را بخوانید

خود را به‌جای خواننده بگذارید. آیا منظور خود را شفاف و سازمان‌دهی شده بیان کرده‌اید؟ آیا جملات مفید و مختصر هستند؟ بلک برن دراین‌باره می‌گوید: «نوشته‌ی خود را با صدای بلند بخوانید. اینجاست که اشکالات آن خود را نشان می‌دهند. توضیحات ناقص، جملات نامناسب، بخش‌هایی که پاراگراف‌های اضافه دارند و موارد دیگر. خجالت نکشید و از یک دوست یا همکار، یا در حالت بهتر از چند دوست یا همکار بخواهید نوشته‌ی شما را ویرایش کنند. از بازخورد آن‌ها استقبال کنید و توصیه‌هایشان را بپذیرید. ویرایش، یک کار دوستانه است، نه یک کار کینه‌توزانه.»

هرروز تمرین کنید

بلک برن می‌گوید: «نگارش یک مهارت است و مهارت با تمرین تقویت می‌شود.» گارنر پیشنهاد می‌کند هرروز چند متن که خوب نوشته‌شده را بخوانید و به انتخاب واژگان، ساختار جملات و جریان متن دقت کنید. او دراین‌باره می‌گوید: «برای شروع، به سبک نگارش نشریه‌ی وال‌استریت دقت کنید.» توصیه‌ی بعدی او این است که یک کتاب مرجع برای دستور زبان و سبک نگارش تهیه کنید. از همه مهم‌تر اینکه در برنامه‌ی خود زمانی را برای ویرایش و بازنگری نوشته‌ها در نظر بگیرید. بلک برن می‌گوید: «نگارش و بازنگری نوشته باعث تغییر می‌شوند و این کاری نیست که بتوان سریع انجام داد. برای این کار باید زمان کافی اختصاص داد، چراکه نویسندگان خوب با عملکردشان خود را از دیگران متمایز می‌کنند.»

اصول زیر را به خاطر بسپارید:

بایدها

• برای آنچه می‌خواهید بگویید، برنامه‌ریزی کنید تا نوشته‌ی شما صریح‌تر و مؤثرتر باشد.
• از کلمات به روشی صرفه‌جویانه استفاده کنید و از جملات کوتاه بهره بگیرید. اصل مطلب را بیان کنید.
• از کلمات بیش‌ازحد تخصصی و کلمات «باب روز» استفاده نکنید و به‌جای آن روی شفافیت تمرکز کنید.

نبایدها

• نگویید که استعداد نوشتن ندارید. هرکسی با تمرین می‌تواند در نگارش پیشرفت کند.
• مطلب اصلی را پنهان نکنید. در اولین جایی که می‌توانید ایده‌ی اصلی را بنویسید.

مطالعه موردی ۱: از بیان نظرتان نهراسید

وقتی دیوید مک کومبی (David McCombie) کارش را به‌عنوان مشاور مدیریت در شرکت مک کینسی و شرکا (McKinsey & Company) آغاز کرد، بلافاصله متوجه شد که روش نگارشی که در دانشکده‌ی حقوق هاروارد آموخته برای ارتباطات مدیریتی مناسب نیستند. دیوید دراین‌باره می‌گوید: «ساختار نوشته‌های من طوری بود که دیگران می‌گفتند باید سریع‌تر به اصل موضوع بپردازم. درحالی‌که در نوشته‌های دانشگاهی و حقوقی، معمولاً ابتدا باید زمینه را برای ارائه موضوع اصلی آماده کنیم و مسئله‌ی اصلی را نزدیک به انتهای متن بیان کنیم. درحالی‌که در نوشته‌های تجاری، بهتر است همان ابتدا نتیجه‌گیری را بیان کنیم.»

دیوید (David) برای اینکه بتواند نوشته‌های مؤثرتر و صریح‌تری بنویسید، از بعضی همکارانش در سطوح ارشد شرکت خواست تا گزارش‌ها و سخنرانی‌های قبلی‌شان را در اختیار او قرار دهند تا بتواند از عناصر کلیدی فرمت و سبک نوشته‌های آن‌ها الگو بگیرد. همچنین او از نوشته‌های همکاران معتمدی که در نگارش ایمیل‌های مهم مهارت خاصی داشتند، کپی‌برداری کرد و سپس بازخورد آن‌ها را جویا شد.

او تمرین‌هایش را با خود به شرکت سهامی خصوصی که در میامی افتتاح کرد به همراه برد. نام این شرکت گروه مک کومبی (McCombie) بود. دیوید دراین‌باره می‌گوید: «من تمامی نوشته‌های مهم را برای شریکم می‌فرستم و او آن‌ها را می‌خواند. به نظر من ویرایش به‌تنهایی کافی نیست. ما با یکدیگر صحبت می‌کنیم و می‌پرسیم که آیا راه بهتری برای بیان ایده وجود دارد یا خیر و چگونه می‌توانید مطلب را مفیدتر و مختصرتر بیان کنیم.»

تقویت مهارت نوشتاری در توانایی دیوید برای تبدیل‌شدن به یک فرد بانفوذ در حوزه‌ی کاری خودش نقش مؤثری داشت. او در حال حاضر کتابی در مورد جاویژه بازار (niche market) شرکت سهامی خصوصی خود می‌نویسد. نام این کتاب The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments (راهنمای سرمایه‌گذاری مستقیم برای کسب‌وکارهای خانوادگی) است. دیوید می‌گوید: «حتی اگر از همان ابتدا در نوشتارهای تجاری مهارت دارید، به نظر من تقویت و بهبود این مهارت به شکل مستمر به‌واقع کلید موفقیت است. هر چه بیشتر تمرین کنید، نگارش برایتان ساده‌تر می‌شود.»

مطالعه موردی ۲: نوشته‌های خوب را مطالعه کنید

زمانی که تیم‌گلوا (Tim Glowa) تصمیم گرفت هدف‌های بزرگ‌تری را در نظر بگیرد، مشاور موفقی درزمینه‌ی بازاریابی استراتژیک بود. تیم می‌گوید: «می‌خواستم به‌عنوان یک رهبر تفکر شناخته شوم و برای این کار، لازم بود دیدگاهی داشته باشم و در مورد دیدگاهم اطلاع‌رسانی کنم.»

او می‌دانست که نوشتن سرمقاله‌ها و گزارش تحقیقات هوشمندانه و قابل‌فهم، کلید افزایش خوش‌نامی حرفه‌ای او است. همکاران و دوستانش می‌گفتند نوشته‌هایش خوب است ولی او بیشتر به سبک دانشگاهی می‌نوشت. برای همین مطالعه‌ی نشریات تجاری مانند McKinsey Quarterly را آغاز کرد و روی سبک آن‌ها دقیق شد. تیم می‌گوید: «من شیوه‌ی ارتباطات آن‌ها را مطالعه کردم و تلاش کردم نوشته‌های خود را صریح‌تر، مفیدتر و مختصرتر بنویسم.»

همچنین او در نوشته‌هایش از رئوس مطالب نیز استفاده می‌کند. بدین معنا که قبل از نوشتن یادداشت‌ها و گزارش‌ها، ابتدا کل مطلب را در قالب سه هدف کلی کوتاه می‌نویسد. او می‌گوید: «نمی‌توانید بی‌مقدمه شروع به تایپ کنید و انتظار داشته باشید که به نتیجه برسید. این کار درست مثل این است که به پیاده‌روی بروید و ندانید مقصدتان کجاست.»

تیم که اکنون هم‌موسس شرکت تحلیل بازاریابی باگ اینسایتز (Bug Insights) است می‌گوید این تلاش‌ها باعث شده است او به شکل اثربخش‌تری ایده‌هایش را به دیگران منتقل کند و نه‌تنها نوشته‌های طولانی او، بلکه ایمیل‌ها و حتی نامه‌های صوتی او هم شکل پیشرفته‌تری پیداکرده‌اند. او دراین‌باره می‌گوید: «این مهارت تقریباً تمامی روش‌های ارتباطی من را تحت تأثیر قرار داده است». کارهای او مخاطبان زیادی پیدا کرده است. بعضی از مقالات او بیش از ۱۰۰ بار دانلود شده‌اند و یکی از شرکت‌های موجود در فهرست Fortune ۵۰ اخیراً از یکی از مقالات او در یک برنامه‌ی داخلی آموزش و توسعه استفاده کرده است.

تیم از پیشرفت خود راضی است اما می‌گوید که قصد ندارد تلاش مضاعف خود را متوقف کند. او می‌گوید: «باید روی این مهارت‌ها کار کرد. هر بار که مهارت جدیدی یاد می‌گیرید، باید در مورد آن دانش و اطلاعات بیشتری کسب کنید.»