نامه نگاری اداری یا نامه نویسی بخش حیاتی از زندگی شغلی است. خوب نامه نوشتن می تواند اثر بخش باشد و کارایی شرکتها و سازمانها را افزایش دهد. برای مهارت در ایجاد ارتباط ، نیازی به انبوهی از کلمات نیست. همه ما می توانیم مهارتمان را در نامه نوشتن و روش نامه نگاری اداری افزایش دهیم ، ارتباط موثر بیش از آنچه که به دادن اطلاعات اضافی به خواننده بستگی داشته باشد ، به درک درست او از مطلب بستگی دارد. نکات علمی این مقاله می تواند برای کسانی که مایلند مهارتشان را در نامه نگاری افزایش دهند سرمشق قرار می گیرد.

چرا باید اصول نامه نگاری را به خوبی مسلط شویم ؟

نوشتن نامه های اداری وظیفه ای دشوارتر از نوشتن سایر انواع نامه ها است. یک نامه اداری باید از نظر سبک و ارائه بگونه ای باشد که در بین انبوهی از نامه های روی میز توجه خواننده را جلب کند. نامه در حقیقت سفیر سازمان یا شرکت است و چنانچه بد نوشته شود نه فقط موجب بی اعتباری نویسنده آن است بلکه موجب بی اعتنایی به خواست سازمان یا شرکت نیز خواهد شد.

اهدافی که ما را برای یاد گیری اصول نامه نگاری قوت می دهد

– کم کردن صرف وقت نویسنده

– آسانتر کردن وظیفه نویسنده و خواننده

– بالا بردن استاندارد نامه نویسی از طریق استفاده از روشهای ساده و نظامیانه

نامه های اداری یا نامه های شغلی راه ارتباط بین دو نفر یا دو سازمان است. این قبیل نامه ها برای موارد زیر مورد استفاده قرار می گیرد:

– دادن اطلاعات و یا بدست آوردن اطلاعات

– توضیح و یا معذرت خواهی

– ایجاد علاقه

– اقامه دعوا

– ثبت حقایق (ماوقع)

آیا می دانید که برای نوشتن یک نامه اداری نیاز است آمادگی برای نوشتن داشته باشید؟

نخستین مرحله برای هر نوع نوشتن چه اداری و چه غیر اداری آمادگی در نوشتن نامه می باشد. برای نوشتن یک نامه باید هم از نظر فکری و هم از نظر فیزیکی آمادگی لازم را داشته باشید و بعد از آن می توانید با آموزش نامه نگاری یک نامه مناسب تهیه نمایید.

همیشه هدف نوشتن نامه را به عنوان یک پرسش از خودتان ، تعیین نمائید

پرسش درباره هدف نامه در نوشتن آن به شما کمک خواهد کرد. این پرسش شما را قادر خواهد کرد تا درباره سبک و آهنگ (لحن) نامه و در بعضی مواقع تاثیر واقعی آن تصمیم بگیرید. بعنوان مثال در یک سازمان (دولتی یا خصوصی) تنها واحد حسابداری است که می تواند درباره جمع آوری دیون نامه بنویسد و یا تنها واحد کارگزینی است که می تواند بخشنامه های پرسنلی صادر کند و یا آگهی استخدام بدهد. در هر حال باید کاملا مطمئن شوید که فردی هستید که حق نوشتن چنین نامه ای را دارید.

مخاطب های نامه یکی از مواردی است که باید به آن توجه کنید

برای چه کسی یا چه کسانی نامه می نویسید؟

آنها تقریبا تا چه حد درباره موضوع نامه اطلاع دارند؟

آنها چه می خواهند؟

چه موقع نامه را دریافت خواهند کرد؟

آمادگی فیزیکی در نوشتن نامه اداری :

همیشه بررسی نمائید ، آیا در این زمینه قبلا مکاتباتی انجام گرفته ، اگر چنین است با دقت آنها را بخوانید تا تصویر روشنی از وضع موجود بدست آورید.

آیا برای تهیه پاسخ نامه نیازی به مراجعه به بایگانی یا دفاتر هست؟ در هر حال ، یکباره نوشتن نامه را شروع نکنید.

اطلاعات موجود را برای انتخاب حقایقی که به هدف نامه و خوانندگان نامه مربوط می شود خوب وارسی کنید.

اطلاعات و حقایق را با نظمی منطقی و برحسب اولویت و اهمیت روی یک صفحه کاغذ مرتب کنید. نامه را با موضوع اصلی شروع و با درخواست و انتظاراتی که از نوشتن آن دارید پایان دهید.

استفاده از نرم افزار اتوماسيون اداري ، برای ارسال نامه های اداری خود می توانید از نرم افزار اتوماسیون اداری نیز استفاده کنید.

ساختار نامه در نامه های اداری :

همه نامه های اداری را می توان با ساختار زیر تهیه کرد :

مقدمه

حقایق (شرح ماوقع)

عمل (اقدام)

بیانیه پایانی

سبک نوشتن نامه شما به چه صورت است؟

برای نوشتن نامه های اداری سبک های مختلفی وجود دارد. برخی از سازمانها برای خود سبک خاصی دارند و کارمندان آنها ملزم هستند که از همان سبک پیروی کنند و آموزش نامه نگاری اداری را ببینند. باید بخاطر داشته باشید که مهمترین اصل و قاعده برای هر نامه اداری ایجاد ارتباط موثر با خواننده می باشد.

بنابراین هر روشی که که به درک درست خواننده کمک کند بهترین است. بطور کلی در نوشتن نامه های اداری باید سه اصل را در نظر داشته باشیم.

۱- دقت (درستی)

۲- اختصار

۳- وضوح (روشنی)

نگارش و املاء و مخصوصا نقطه گذاری امری ضروری در اصول نامه نگاری اداری

برای بسیاری از نویسندگان بکار بردن املا درست کلمات و علائم نقطه گذاری مشکلترین کار است.این عاقلانه نیست که با خود فرض کنید که ماشین نویس مراقب است و اصلاحات لازم را انجام می دهد.

املاء درست کلمات: اگر در این مورد مشکلی دارید از کلمات ساده تر استفاده کنید. هر وقت در مورد املاء درست کلمات تردید دارید به فرهنگ لغت مراجعه نمایید.حتی فرهنگهای جیبی هم حاوی بسیاری از لغات و اصطلاحاتی هستند که شما را در نامه هایتان بکار می برید.

سبک و آهنگ (لحن) به عنوان انتقال شخصیت شما در نامه های اداری

نامه ها بستگی به موضوع و هدف آنها سبک و آهنگ (لحن) خاصی را دنبال می کنند. سبک در نامه نگاری اداری در حقیقت شیوه نگارش است که بایستی در آن اصول دقت ، اختصار و وضوح رعایت شود.

شما باید با توجه به موضوع نامه و روش مکاتبات سازمانتان سبک نگارش خود را در نامه نگاری اداری تقویت کنید.

اگر در حین نوشتن نامه یا قبل از آن هدف نامه و خوانندگانتان را در نظر داشته باشید لحن نامه مشخص خواهد شد.ب عد از پیش نویس ، نامه را کنترل کنید تا خیلی دوستانه (مانند نامه های شخصی) یا شدید الحن نباشد و برای آن لحن مناسبی انتخاب نمایید.

آیا شما برای نهایی کردن نامه های اداری از منشی استفاده می کنید یا خودتان آن را تایپ می کنید ؟

مهم نیست که چگونه خود را برای نوشتن نامه آماده کرده اید ، بلکه مهم آن است که در پایان کار ، نامه اداری خوبی تهیه کرده باشید ، در غیر اینصورت همه زحمات شما هدر رفته است.

اگر برای خود منشی یا ماشین نویس دارید سعی کنید در مورد طرح (صفحه آرایی) نامه تان با او به توافق برسید و درباره ی نکاتی که رعایت آنها را ضروری می دانید بحث و گفتگو کنید ، بطوری که همه چیز برایش کاملا روشن باشد. همواره سبک نامه نگاری سازمانتان را در نظر داشته باشید ، البته اگر چنین سبکی وجود داشته باشد.

روش دیکته کردن به منشی یا ماشین نویس در نامه نگاری اداری

اگر ترجیح می دهید به جای تهیه پیش نویس نامه تان را دیکته کنید لازم است که برای این کار دقت کافی داشته باشید ، برای اینکه دیکته شما نظم و ساختی منطقی داشته باشد بهتر است که طرح مقدماتی نامه را روی کاغذ یادداشت کنید. همه آنچه را که برای تایپ نامه لازم است به ویژه کاغذ دلخواه را در اختیار ماشین نویس قرار دهید و با آهنگی یکنواخت نامه را دیکته کنید، بخاطرداشته باشید که ماشین نویس ها اغلب عبارت به عبارت تایپ می کنند نه کلمه به کلمه.

هنگام دیکته کردن نامه سعی کنید خود را بجای ماشین نویس قرار دهید. ممکن است او اشتباه کند و یا از شما بخواهد که دوباره جملات را تکرار کنید و یا املای صحیح کلمه ای را نداند. در هر حال باید همه مشکلاتی را که ممکن است در این شیوه یعنی دیکته کردن نامه رخ دهد پیش بینی کنید.

اصول طراحی و صفحه آرایی نامه های اداری

سبکهای مختلفی برای صفحه آرایی در نامه نگاری اداری وجود دارد. هر سازمانی برای سربرگ های خود طرح خاصی را بکار می برد. همچنین شروع و خاتمه نامه ها نیز در هر سازمانی با روش خاصی انجام می گیرد. در هر حال شما در مکاتباتتان باید این سبکها را رعایت کنید. نحوه ارائه نامه اغلب در تحقق هدف از نوشتن نامه یا عدم تحقق آن موثر است. بخاطر داشته باشید که سبک ارائه و شکل ظاهری نامه باید بگونه ای باشد که توجه خواننده را به خود جلب کند.

نحوه شروع نامه و خاتمه دادن نامه های اداری

شروع و خاتمه نامه ها در مکاتبات شخصی دوستانه و همچنین در مکاتبات بین شرکتها و موسسات تجاری بسیار متنوع است و غالبا با درود و سلامی گرم اغاز می گردد و با عرض ارادت و تقدیم احترامات خاتمه می یابد. اما در نرم افزار مدیریت مکاتبات اداری سبک خاص هر سازمان باید رعایت گردد. توصیه می شود که در مکاتبات اداری از بکار بردن نام اشخاص و دادن القاب و عناوین خودداری گردد و در نامه نگاری اداری به جای آنها مستقیما نام سازمان مخاطب قرار گیرد و در پایان نامه نیز ذکر نام و سمت نویسنده نامه بسنده گردد.

نحوه پاسخ به نامه اداری ارجاع داده شده

اگر درحال نامه نگاری اداری هستید و نامه شما در پاسخ نامه ای است که دریافت کرده اید ارجاع به شماره و تاریخ نامه دریافتی ضروری است. حذف شماره و تاریخ نامه به ویژه در سازمانهای بزرگ موجب سردرگمی گیرنده نامه خواهد شد. همچنین در نامه های پیگیری ارجاع به شماره و تاریخ نامه قبلی لازم است ، به ویژه اگر مدتی از ارسال نامه قبلی گذشته باشد.

کنترل نهایی نامه اداری قبل از ارسال آن

وقتی که نامه از ماشین نویسی برگشت و برای امضاء آماده شد برای جلوگیری از اشتباهات و کلمات و عبارات حذف شده باید به دقت کنترل شود. نباید از ماشین نویس انتظار داشت که اشتباه نکند. حتی گاهی خود نویسنده هم با نگاهی اجمالی متوجه اشتباهات نمی شود ، در هر حال قبل از کنترل نامه که شامل مخاطب ، شماره و تاریخ ارجاعی ، متن نامه و نام و سمت نویسنده، آن را در پاکت قرار ندهید، توجه داشته باشید که نامه تمیز و بدون لکه و لاک گرفتگی باشد.

چه پرسش هایی را قبل از ارسال نامه باید از خود بپرسید ؟

از خودتان در مورد نامه اداری تهیه شده سوال کنید:

آیا این نامه در نامه نگاری اداری تصویر مناسبی از سازمان ارائه می کند؟

آیا برای خواننده جالب و درک آن آسان است؟

آیا منظورتان را به وضوح برآورده می کند؟

آیا همه واقعیت ها را در بردارد و دارای نظمی منطقی است؟

آیا آنچه را که می خواستید بگویید گفته است؟

آیا لحن نامه نگاری اداری صحیح است؟

آیا مشخص می کند چه کسی باید چه کاری انجام دهد؟

آیا به کسانی که لازم است از محتوای آن مطلع گردند در نامه نگاری اداری نسخه رونوشت تهیه کرده اید؟

اگر پاسخ همه این پرسش ها “آری” است مطمئن باشید که یک نامه خوب تهیه کرده اید.

بایگانی نامه های اداری بعد از ارسال نامه :

بعد از ارسال نامه باید رونوشت تهیه شده از آن را بایگانی کرد ،

در لینک دانلود برای شما دانلود مقاله نکته هایی در آیین نگارش نامه هاي اداري با فرمت  pdf قرار داده شده است.